Privacy reglement 

In ons reglement laten we zien op welke manier wij dagelijks omgaan met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol en staat daarmee hoog op onze agenda. Opticiens hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevens- uitwisseling op gebied van ogen en algehele gezondheid. Wij voelen ons verantwoordelijk om zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Hiermee voldoen wij aan onze wettelijke verplichtingen. Dit geldt voor taken op het gebied van registratie van gegevens, anamnese, oogmetingen, advies op het gebied van oogziekten en alle andere services en diensten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy-rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties. De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene:  
De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker:  
De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens:  
Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals biometrische gegevens, medische achtergrond of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling 
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke 
Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking
Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen die binnen de optiekbranche plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De directie van Teeling Optiek Contactlenzen is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de opticien worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen en gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen of met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)  
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)  
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is
• Om een bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat

Wijze van verwerking  
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligen wij alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe we dit doen staat in het informatiebeveiligingsbeleid.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)  

Doorgifte
Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie. We geven alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie

In principe worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt tenzij er nadrukkelijke toestemming van de betrokkene is, bijvoorbeeld voor het doorgeven van informatie aan de oogarts.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)  
Wij informeren de betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan ons geven, informeren wij u over de manier waarop wij met de persoonsgegevens om gaan. Dit gebeurt via een toestemmingsformulier. Dit formulier wordt eenmalig ingevuld en opgeslagen. Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer wordt verwerkt.

Verwijdering
Teeling Optiek bewaard de persoonsgegevens zolang de klant van de diensten van ons gebruik maakt of zolang aannemelijk is dat de klant gebruik gaat maken van onze diensten.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG) 
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de opticien te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de opticien om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de opticien te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
•  Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De opticien zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek  
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Wij hebben vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zullen we u laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij ons, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de opticien aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)  
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; woonsituatie, interesses, gedrag of locatie. Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de opticien geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Opticiens mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Inzet van camera’s  
Wij maken gebruik van cameratoezicht in de winkel. Camera’s kunnen een inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd worden. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.

Toelichting
De enige verplichting voor het gebruik van camera’s is het op duidelijke wijze kenbaar maken wanneer iemand zich in het camera gebied bevindt. Wettelijk is het niet verplicht om via andere kanalen aan te geven waar de opticien zijn camera’s heeft hangen, maar het geeft daarmee wel meer transparantie richting de betrokkene.

7. Plichten van de opticien

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Wij hebben een register van alle verwerkingen waarvan wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn. Het register bevat beschrijvingen van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
•  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)  
Met een gegevensbeschermingseffect beoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Wij voeren deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking plaatsvindt of een verwerking waarbij bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)  
We spreken van een data-lek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een data-lek heeft plaatsgevonden melden wij dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP (Autoriteit Persoonsgegevens). Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval melden wij dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting
Als wij een wettelijke verplichting niet nakomen kan de betrokkene een klacht indienen bij ons en/of bij de AP. Deze zal via de klachtenregeling van de opticien worden behandeld.

Disclaimer: 
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.